Dalam dunia bisnis, invoice bukanlah lagi sebuah kata asing. Tahukah Anda apa itu invoice? Lalu apa sebenarnya arti dari invoice itu? Sebagian orang awam tidak tahu pasti apa guna invoice. Banyak dari pembeli, bahkan penjual, yang membuang invoice karena dianggap tidak begitu penting.
Padahal invoice sangat penting untuk melakukan pencatatan atas barang atau jasa yang telah dibeli dan digunakan. Setiap perusahaan pasti memiliki tujuan untuk memperoleh laba. Oleh karena itu, invoice sangat dibutuhkan.
Apa Itu Invoice?
Invoice adalah surat penagihaan yang dikeluarkan oleh pihak penjual kepada pelanggan seusai dengan kesepakatan yang tertera pada purchase order (PO). Invoice berisi rincian barang atau jasa dengan harga sesuai PO dan keteringan yang telah tertulis tersebut tidak boleh diubah meskipun harga yang telah disesuaikan telah mengalami kenaikan dari pemasok.
Baca Juga : POS Sales, Kecanggihan Teknologi untuk Sistem Kasir Masa Kini
Dalam Bahasa Indonesia, invoice lebih dikenal dengan nama faktur. Faktur berarti daftar barang kiriman yang dilengkapi keterangan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar.
Biasanya invoice dibuat dalam tiga lembar yang digunakan untuk pembeli yang telah melunasi pembayarannya, satu lagi untuk arsip penjualan, dan satu lembar lagi digunakan untuk laporan bagian keuangan. Invoice nantinya juga akan menjadi bukti transaksi penjualan yang dilakukan secara kredit.
Jenis-Jenis Invoice atau Faktur
Invoice atau faktur dibedakan lagi ke dalam beberapa jenis. Berikut ialah jenis-jenis invoice atau faktur
Invoice atau Faktur Biasa
Jenis ini merupakan invoice atau faktur yang paling umum digunakan dalam transaksi yang bersifat sederhana dalam transaksi jual beli. Invoice atau faktur ini biasanya diberikan kepada transaksi secara umum dan sederhana sistemnya.
Isi invoice atau faktur biasa ini sangat sederhana. Hanya berisi rincian item, jumlah, harga item, dan harga totalnya.
Invoice atau Faktur Proforma
Ini adalah jenis faktur sementara yang diberikan sebelum penyerahan barang secara keseluruhan. Maksudnya ialah faktur ini digunakan sebagai faktur pengganti sementara karena barang yang diterima oleh pembeli dikirimkan dengan cara bertahap atau terpisah.
Faktur proforma ini akan digunakan pembeli saat melakukan pembayaran. Hal tersebut dilakukan karena si pembeli membeli barang berdasarkan faktur proforma, tapi barangnya belum diterima secara keseluruhan.
Invoice atau faktur proforma ini nanti akan diganti dengan faktur utuh dan faktur biasa apabila seluruh barang yang dipesan telah diterima secara utuh.
Invoice atau Faktur Konsuler
Merupakan invoice atau faktur khusus yang digunakan dalam perdagangan internasional atau kegiatan ekspor dan impor. Sebelum diserahkan ke penerima, faktur ini harus mendapatkan legalisasi yang kemudian akan disahkan oleh perwakilan negara tujuan pengimpor.
Di dalam invoice konsuler harus ada pengesahan dan persetujuan dari perwakilan negara yang mengimpor atau atase (ahli) perdagangan, kantor konsuler, dan kedutaan besar negara pengimpor yang ada di negara pengekspor.
Fungsi dari Invoice atau Faktur
Invoice atau faktur memiliki beberapa fungsi. Berikut ini adalah fungsi dari invoice dan faktur yaitu
- Sebagai informasi mengenai barang atau jasa yang telah dibeli atau digunakan
- Rujukan yang sah jika barang atau jasa yang tercantum akan dijual lagi ke pihak lain
- Sebagai rujukan jika terjadi kesalahan dalam pengiriman barang atay perhitungan total tagihan
- Bukti tagihan untuk pengusaha kena pajak yang menyerahkan barang kena pajak atau jasa kena pajak
- Bukti pembayaran PPN yang dilakukan pembeli barang kena pajak atau jasa kena pajak
- Sebagai sarana kredit pajak masukan bagi Pengusaha Kena Pajak yang telah membeli barang kena pajak
- Nukti pungutan pajak seperti PPn dan PPnBM terhadap barang kena pajak yang dilakukan oleh Direktorat Jenderal Bea dan Cukai
- Sebagai rujukan yang sah ketika menambahkan transaksi ke pembukuan keuangan
Tips Memperoleh Pembayaran Invoice dengan cepat
Sebagai penjual, Anda tentu membutuhkan pembayaran yang dilakukan secara cepat agar bisa menyelamatkan perusahaan dari kesulitan menangani pembayaran tertunda karena tagihan yang tidak jelas. Berikut tips agar pembayaran invoice dilakukan dengan cepat
Mudah dimengerti
Pastikan jika Anda membuat invoice yang sederhana dan mudah dimengerti oleh pelanggan. Cantumkan nama barang atau jasa dengan menuliskan nama produk secara lengkap sehingga memudahkan pelanggan dalam mengetahui barang dan jasa apa yang mereka pesan.
Letakkan pula logo perusahaan agar dapat membantu pelanggan mengindetifikasi bisnis Anda, selain itu menambahkan logo dapat membuat perusahaan Anda terlihat lebih professional.
Kirimkan Kepada Orang yang Tepat
Anda harus memastikan jika invoice yang Anda kirimkan sampai ke orang yang tepat. Beberapa kesalahan umum yang terjadi, ialah mengirimkan invoice ke banyak orang. Hal tersebut hanya akan membuat penerima menganggap akan ada orang lain yang akan mengurus pembayaran tersebut.
Beri Batas Pembayaran Lebih Awal
Cobalah untuk memajukan batas pembayaran pada invoice tersebut. Hal ini bisa diberlakukan jika perusahaan Anda sudah memberikan pelayanan yang baik.
Kirimkan Invoice Secepatnya
Mengirim invoice secepat mungkin akan mendorong untuk melakukan pembayaran lebih cepat. Selain itu, juga akan memudahkan pelanggan untuk mengingat pelayanan yang telah Anda berikan.
Tawarkan Metode Pembayaran yang Fleksibel
Berikan metode pembayaran yang mudah agar pelanggan Anda senang dan terbantu saat melakukan pembayaran. Selalu ingat jika kemudahan dan efesiensi adalah segalanya dalam dunia bisnis.
Baca Juga : Inilah Aplikasi-aplikasi yang Bisa Mengotomatisasi Pekerjaan Bisnis Anda
Berlakukan Denda untuk Keterlambatan Pembayaran
Tak ada salahnya jika Anda memberlakukan dengan untuk keterlambatan pembayaran. Dengan menambahkan biaya keterlambatan, berarti Anda telah menekankan unsur penting pada tagihan tersebut.
Kirimkan Pengingat Pembayaran
Jika tanggal pembayaran sudah jatuh tempo dan Anda belum mendapatkan pembayaran, maka Anda harus mengirimkan pengingat pembayaran yang dapat membantu mengingatkan pelanggan terhadap tagihan yang belum mereka bayar.
Itulah beberapa seluk beluk mengenai invoice atau faktur. Anda yang berkecimpung di dunia usaha, terutama UKM dan UMKM harus mengetahui arti dan fungsi penting dari invoice agar tidak terjadi suatu hal yang tidak diinginkan.
