Panduan Membuat Laporan Keuangan Sederhana Untuk UKM

Saat merintis sebuah bisnis tentunya kita ingin berjalan dengan baik dan mendapatkan profit dari bisnis yang kita jalankan. Namun untuk mencapainya memang tidak mudah, banyak yang harus kita persiapkan dan lakukan, mulai dari menyusun strategi pemasaran, manajemen SDM hingga yang paling penting adalah manajemen keuangan dengan langkah membuat laporan keuangan sederhana.

Meskipun kita memiliki kebebasan dalam meningkatkan pendapatan, tapi jika kita salah mengaturnya justru malah akan memperburuk kondisi keuangan dikemudian hari. Bisa-bisa bukannya keuntungan yang didapatkan, melainkan hutang yang harus dibayar setiap bualannya.  Tentu Anda tidak mau bukan hal ini terjadi?

Selain untuk menghindari hal itu, manajemen finansial dengan membuat laporan keungan juga sangat diperlukan untuk mengukur kinerja dan target yang sudah dicapai. Dari laporan-laporan tersebut kita bisa merekap dari mana sumber keuntungan yang paling besar, sehingga dikemudian hari kita bisa bisa memaksimalkan produk tersebut dengan cara meningkatkan kuantitas dan kualitasnya.

Baca juga : 5 Software Akuntansi Online Rekomendasi untuk UKM

Sayangnya hal ini masih sedikit diaplikasikan ke pelaku usaha mikro dan kecil menengah, sehingga banyak di antara mereka yang memiliki produk berkualitas baik namun tidak bisa maju dan bersaing dipasar yang lebih besar. Oleh karena itu, diartikel kali ini GoUKM akan berbagai cara paling sederhana mengatur keuangan untuk usaha mikro dan kecil menengah.

Pisahkan Keuangan Pribadi dan Usaha

Keuntungan usaha itu gunannya untuk diputar kembali dijadikan modal usaha bukan dinikmati untuk keperluan pribadi. Ini bukan berarti kita tidak bisa menikmati hasil jerih payah sendiri, Anda tetap bisa merasakannya, tapi tidak semua keuntungannya. Ambil berapa persen dari keuntungan sebagai gaji Anda perbulan. Misalnya Anda bisa mengambil 10-15 % dari keuntungan yang didapatkan perbulannya.

Namun kadang kala pelaku usaha mikro dan kecil menengah merasa hal ini tidak begitu penting alasannya karena keuntungannya masih kecil dan tidak terlalu kompleks. Ini adalah langkah yang salah karena jika dibiarkan begitu saja kemungkinan modal dari keuntungan tersebut akan habis tidak berjejak sehingga Anda tidak bisa produksi kembali.

Buat Laporan Keuangan atau Pembukuan

Mulai lakukan sistem akutansi mendasar seperti membuat laporan keuangan atau pembuakuan. Ini bertujuan agar Anda bisa mengetahui cash flow usaha Anda. Pada dasarnya pencatatan ini sangat mudah dilakukan dan cukup efesien untuk membantu Anda mengatur finasial usaha. Lalu apa saja laparon keuangan yang harus Anda buat? Secara sederhanannya Anda harus membuat 7 pembukuan keuangan, yaitu buku arus kas, buku persedian barang, buku pembelian, buku penjualan, buku biaya, buku hutang dan buku pihutang.

– Buku arus kas untuk mencatat keluar-masuknya uang secara rill dalam suatu priode. Tujuan dibuatnya laporsan arus kas ini untuk memberikan gambaran kegiatan manajemen dalam operasi, investasi dan pendanaan.

– Buku persedian barang sangat diperlukan sebagai dasar untuk menyusun laporsan keuangan. Bila saja terjadi kesalahan pada saat pencatatan maka akan mempengaruhi tingkat akurasi dari laporan keuangan. Ada dua metode dalam membuat laporan persediaan barang yaitu menggukanan metode fisik yang mengharuskan perhitungan barang yang masih ada pada tanggal penyususnan laporan keuangan dan metode perpetual (buku) di mana setiap jenis persedian dibuatkan rekening sendiri-sendiri yang merupakan buku pembantu persedian.

– Buku pembelian, di dalam pembukuan ini hanya dicatat pembelian-pembelian yang tidak dibayar dengan tunai. Pembukuan ini diisi secara teratur menurut tertib waktu faktur-faktur pembelian. Sedangkan pembukuan faktur dilakukan setelah barang-barang yang tercantum di dalamnya kita terima dan setelah pemeriksaaan bahwa barang-barang itu sesuai dengan pesanan, kwantitas atau beratnya barang-barang sesuai dengan yang tercantum dalam faktur, dan bila perhitungan faktur sudah benar.

– Buku penjualan, di dalamnya dicatat penjualan barang yang telah dilakukan dalam suatu priode tertentu atau satu bulan. Laporan ini biasanya disertakan salinan faktur-faktur yang sudah dibuat. Ini bertujuan untuk mencocokan harga beserta potong yang diberikan pada masing-masing produk.

– Buku biaya, mencatat biaya yang dikeluarkan salama proses produksi dan pemasaran atau sebut juga biaya overhead saat produksi, seperti membayar karyawan, biaya listrik, telpon sewa tempat usaha dan lainnya.

– Buku hutang, adalah pembukuan yang berisi laporan hutang perusahaan yang harus dibayar pada priode tertentu kepada seseorang, lembaga atau perusahaan lain. pembukuan hutang ini sangat diperlukan untuk mengetahui beberapa nominal yang belum dibayarkan perusahaan kepada kliennya.

– Buku piutang, berisi laporan pembayaran yang belum terlunasi. Dengan adanya laporan ini kita dapat memonitor sudah berapa lama piutang tersebut tidak tertagih sehingga kita dapat mempercepat priode penarikan piutang.

Ketujuh laporan terebut sangat penting untuk menciptakan laporan keuangan usaha yang rapih, jadi siapkalah 7 buku keuangan yang meliputi masing-masing point tersebut. Pada umumnya saat terjadi transaksi nantinya Anda diharuskan mengisi 2 pembukuan, seperti misalnya saat mencatat pengeluaran biaya, maka Anda akan mencatat di buku kas dan buku biaya. Keculai pada transasksi penjualan dan pembelian, Anda perlu mengisi 3 pembukuan, seperti:

• Untuk transaksi penjualan tunai

1. Buku Penjualan
2. Buku Kas
3. Buku Persedian Barang

• Untuk transasksi penjualan non-tunai

1. Buku Penjualan
2. Buku Piutang
3. Buku Persedian Barang

• Untuk transasksi pembelian tunai

1. Buku Pembelian
2. Buku Kas
3. Buku Persedian Barang

• Untuk transasksi pembelian non-tunai

1. Buku Pembelian
2. Buku utang
3. Buku Persedian Barang

Nah, jadi Anda sudah tahu apa laporan apa saja yang perlu diisi saat terjadi transasksi? Kalau sudah paham, mari kita simulasikan laporan keuangan sederhana untuk usaha kecil menengah. Sebelum mengisi pembukuan tersebut, Anda perlu menghitung modal dan hutang usaha yang Anda miliki dan mengetahui neraca awal usaha Anda. Apa itu laporan neraca?

Laporan nerca atau laporan posisi keuangan bertujuan untuk mengetahui posisi stau perusahaan atau usaha pada periode tertentu. Secara umum Neraca terbagi menjadi 3 unsur, yaitu harta, kewajiban dan modal. Harta adalah kekayaan yang dimiliki UKM terdiri dari harta tetap dan harta tidak berwujud. Sedangkan kewajiban adalah utang, yang merupakan utang lancar dan utang jangka panjang. lalu modal adalah selisih keduanya, yaitu harta yang telah dikurangi dengan utang. Berikut ini contoh laporan neraca usaha dalam priode 1 bulan. Berikut ini contohnya.

Usaha Anda sekarang ini memiliki uang tunai sebesar Rp 300.000, dengan persedian barang sebesar Rp26.000.00, utang yang tercatat sebesar Rp 6.000.000 ke beberapa perusahaan termasuk pembayaran kredit pinjaman bank, dan modal sebesar Rp 25.000.000.

Dengan begitu, kondisi neraca awal pada usaha Anda seimbang dengan total saldo sebesar Rp 31.500.000. Setelah itu Anda bisa membuat pembukuan yang sebelum sudah kami jelaskan. Buatlah 4 kolom yaitu tanggal yang disesuaikan dengan hari transasksi dilakukan, keterangan yang berisi perihal transaksi, saldo debet, dan saldo kredit.

Sebuah peusahaan bernama PT seroja menjual produk cireng goreng dan mpek-mpek. Pada bulan Januari perusahaan tersebut berhasil menjual produk cireng sebanyak 30 pcs dan mpek-mpek 50 pcs dengan total penjualan tunai sebesar Rp 4.000.000. dan pada bulan itu PT seroja harus membayar pengeluaran untuk membayar listrik, telpon dan transportasi sebesar Rp 1.500.000. maka dengan transaksi tersebut, berikut ini pembukuan yang dicatat.

1. Buku kas

2. Buku Penjualan

3. Buku Persedian

Sedangkan untuk menulisa laporan biaya yang dikeluarkan berikut ini cara mengisi pembukuan kas dan buku biaya.

1. Buku Kas

1. Buku Biaya

Nah bagimana gampang bukan? Selanjutnya untuk menghitung pendapatan caranya sangat mudah yaitu langkah pertama dengan menentukan Harga Pokok Penjualan. Apa itu harga pokok penjualan? HPP adalah seluruh biaya langsung yang dikeluarkan untuk memperoleh barang atau jasa yang dijual. Cara menghitung HPP yaitu dengan rumus:

HPP = Saldo persedian awal + pembelian barang – persedian

Seletah itu, Anda baru bisa menghitung laba kotor dan laba bersih yang didapatkan dengan rumus:

Laba Kotor = Penjualan – Harga Pokok Penjualan

Laba Bersih = Laba Kotor – Biaya

Gunakan Software Untuk Membantu Proses Pencatatan Laporan Keuangan

Bila Anda merasa Anda bukan tipe orang yang terorganisir dalam membuat laporan apalagi menyimpannya, alternatif lainnya adalah dengan membuat laporan menggunakan layanan software. Cara ini akan memudahkan Anda dalam melakukan perhitungan secara otomatis tanpa harus menggunakan kalkulator yang dapat menginkatkan resiko kesalahan. Ditambah lagi kini sudah banyak aplikasi akuntasi yang sudah dilengkapi dengan penghitungan payroll sehingga Anda tidak perlu menghitung secara manual gaji, pajak, dan asuransi karyawan. Kini sudah banyak sekali software akuntansi yang bisa dipilih oleh pengusaha, mulai dari yang gratis dan berbeyar. Berikut ini adalah aplikasi akuntansi yang paling sering diunakan untuk membantu pencatatan keuangan usaha.

Microsoft Excel

Micro soft merupakan salah satu aplikasi yang paling sering digunakan untuk pembukuan usaha. meskipun tidak dapat mengupdate data secara otomatis, artinya kita masih harus menggunakan rumus saat melakukan penghitungan, namun tool yang ada di dalam Microsoft Excel cukup lengkap dan penting untuk melakukan pencatatan keuangan seperti penagihan dan kalkulasi transaksi. Tidak hanya itu, masih ada kelebihan lainnya membuat pembukuan keuangan dengan menggunakan Microsoft excel, yaitu:

– Setelan umum yang dapat membantu proses awal pembuatan pembukuan

– Tersedia template exel yang dapat menghemat waktu Anda bila tidak ingin membuat tampilan pembukuan secara manual. Terdapat 2 Tamplate yang disediakan, bila Anda klik File > Wizard Anda bisa memilih berbagai template penting sperti agenda, format surat, atau fax. Sedangkan bila Anda ke menu File > Tamplate Anda bisa memilih tamplate untuk membuat laporan, laporan bisnis dan masih banyak lagi.

– Excel tidak hanya digunakan untuk mengimput data atau kalkulasi matematis saja. namun Anda juga bisa menggunakan makro yang terdapat di Tool> Makro atau rumus dengan menggunakan fungsi IF, OR, SUM secara otomatis. Sehingga ini bisa meminimalisir kesalahan saat perhitungan.

– Selanjutnya, Excel juga memberikan kemudahan saat kolega memerlukan revisi atau penyesuaian pada pembukuan. Karena di dalamnya cellnnya bisa dituliskan komentar seperti menempelakan post-it notes pada cell.

– Anda bisa mengubah bentuk laporan dalam bentuk grafis. Ini dapat dilakukan dengan mengklik menu Insert > Chart, maka laporan yang semula berbentuk table akan berubah menjadi diagram pie, batang dan lainnya.

Bee Accounting

Bila Anda ingin aplikasi yang sudah terkonputerisasi Anda bisa mencoba software keuangan. Kini sudah cukup banyak aplikasi serupa baik yang masih berbasis aplikasi offline dan ada juga yang online, salah satunya adalah Bee Accounting. Software Accounting ini mengintegrasikan keseluruhan proses bisnis perusahaan, antara data-data oprasional hingga inventory, hutang-piutang dan keunagan. Terdapat 3 pilihan paket aplikasi yang ditawarakan oleh bee Accunting, yaitu Lite, Gold dan Platinum.

Paket Lite adalah software retail yang dapat digunakan oleh Distributor atau agen yang mempunyai banyak sales, penjualan kredit (piutang) dengan beberapa level harga berjenjang, penjulan dengan sistem Take Order atau canvassing dan untuk yang masih awam dengan sistem akuntansi. Di dalamnya dilengkapi fitur kasir untuk mencetak nota, mengontrol keluar-masuk stok dalam gudang dan point of sales yang didesain lebih user friendly sehingga dapat memudahkan proses input data penjualan dengan volume transaksi yang tinggi.

Paket bee Accounting gold adalah software kelas medium yang cocok digunakan untuk perusahaan dagang dan jasa skala menengah yang sudah menerapkan akuntansi secara penuh namun membutuhkan alat bantu otomatisasi yang mudah. Aplikasi ini sudah didukung dengan fitur Multi Currency (mata uang) yang proses revaluasi kurs mata uang dihitung otomatis setiap akhir bulan. Karena sudah terotomatisasi maka Anda cukup melakukan input data transasksi sehari-hari seperti penjualan, pembelian, pembayaran dan penerimaan, selanjutnya untuk pembuatan jurnal dan buku besar akan didata otomatis dengan aplikasi tersebut.

Paket accounting platinum adalah software yang terlengkap untuk perusahaan dagang dan jasa skala menengah atas/enterprise yang sudah menerpakan akuntansi secara penuh. Bee Platinum sudah mendukung fitur Multi Currency (mata uang), revaluasi kurs, fixed asset, serial number /batch-number. Bukan hanya itu, aplikasi ini sudah mendukung tracking laba rugi per Departement dan Multi Project dan juga terdapat fitur Budgeting untuk mengontrol Target Penjualan dan mengontrol limit biaya untuk efisiensi.

Sleekr Accounting

Software akuntansi online menawarkan kemudahan untuk melakukan pembuatan jurnal akuntansi, laporan keuangan, rasio, hingga manajemen kas dan invoice. Selain itu, Sleekr Accounting juga dilengkapi dengan manajemen persedian dan juga kelola Fixed Asset yang bisa dilakukan secara online. Sehingga dapat memudahkan pengusaha untuk mengontrol persedian produk dengan mudah, akurat dan secara real-time. Sleekr juga dapat memungkinkan Anda untuk mengelola beberapa gudang sekaligus, transfer barang antar gudang, hingga stock opname. Terdapat 3 pilihan paket yang ditawarkan oleh Sleekr, yaitu lite, enterprise, dan pro. Ketiga paket tersebut dibandrol mulai dari harga Rp 119.000 perbulan sampai Rp 299.000 perbulan.

Hartaku

Hartaku juga termasuk ke dalam layanan akuntansi online yang menawarkan kemudahan untuk mengurus pembukuan usaha kecil menengah bahkan usaha sekala menengah ke atas. Hartaku menyajikan berbagai fitur yang dapat memudahkan pengusaha atau HRD untuk melakukan pembuatan laporan keunagan sperti buku besar, neraca saldo, laba-rugi, erubahan modal, arus kas, jurnal umum, daftar hutang, daftar piutang serta dilengkapi dengan layanan point of sales untuk usaha retail.

Hartaku menawarkan 3 paket yaitu Trial, Basic, dan Pro. Paket trial, pengguna bisa mencoba layanan tersebut secara gratis untuk 1 bulan pertama. Untuk produk Basic, pengguna dikenakan biaya sebesar Rp 50.000 perbulannya dengan tambahan layanan transaksi dan user aplikasi. Sedangkan untuk produk Pro pengguna akan dikenakan biaya Rp 97.000 perbulan dengan tambahan layanan Fixed Asset, LIFO dan Moving Average.

Easy 3 Accounting

Software akutansi easy accounting adalah aplikasi keuangan dan point of sales sekaligus software semi-ERP sistem (enterprise resource planning) yang dapat digunakan untuk menjalankan berbagai jenis oprasi bisnis dari Distribusi, jasa, retail, konstruksi, developer, rumah sakit, pendidikan, export-import, courier serta perusahan manufaktur. Pada aplikasi ini terdapat fitur utama yang sangat penting yang Import Transasksi yang meliputi pembuatan Jurnal Vocher, Invoice, COA, dan daftar barang serta e-faktur ready.

Easy accounting menawarkan 4 pilihan paket, yaitu Trading, Project, Platinum dan  enterprise. Namun bagi pengguna yang berminat untuk menggunakan aplikasi ini, user bisa mencobanya secara gratis untuk 3 bulan pertama pada setiap paket yang ingin dipilih. Setelah itu, pengguna akan di alihkan ke paket yang sudah dipilih tersebut dengan biaya yang sudah ditetapkan. Untuk biayanya paket-pater tersebut dibandrol mulai dari Rp 7 juta hingga Rp 33 juta.