Laporan stok barang memiliki peranan penting dalam perputaran roda bisnis, tak terkecuali usaha fashion. Apabila pengelolaan stok barang kurang baik, bisa jadi bisnis yang Anda jalankan mengalami kegagalan karena masalah inventori.
Seperti kelebihan atau kekurang barang, kehilangan barang, hingga terganggunya jadwal pengiriman akan terjadi. Jika hal ini terus terjadi kemungkinan bisnis fashion yang dijalankan akan mengalami kerugian, bahkan bisa jadi gulung tikar atau bangkrut.
Baca Juga : Bingung Mengelola Keuangan Usaha? Ini Dia Cara Mengatur Keuangan Usaha
Tentu sebagai pebisnis, Anda tidak ingin hal ini terjadi. Selain mengetahui tren fashion yang berkembang di pasar, Anda juga harus memperhatikan pengelolaan stok barang. Buatlah laporan stok barang secara rutin, mulai dari laporang barang masuk dan keluar.
Dengan begitu, Anda bisa dengan mudah memonitor persedian stok barang. Jika jumlah pada laporan stok barang berbeda dengan kenyataan, Anda bisa melakukan pengecekan apakah ada kesalahan dalam pencatatan atau terjadi barang hilang.
Selisih yang terjadi pada stok nantinya, akan berpengaruh terutama pada laba atau keuntungan yang Anda dapatkan dari bisnis fashion.
Bagaimana Cara Mengelola Laporan Stok Barang yang Baik dan Benar?
Agar bisnis fashion yang Anda rintis tetap bisa berjalan dan berkembang, cobalah untuk melakukan pembuatan laporan stok barang yang baik dan benar. Berikut adalah cara sederhana dalam mengelola persedian stok usaha fashion.
Atur Tempat Penyimpanan
Langkah awal yang harus Anda lakukan adalah mengatur tempat penyimpan dan menata barang agar lebih rapi. Susunlah berdasarkan jenis produk fashion secara teratur, sehingga akan memudahkan pada saat mencari dan mengambil barang yang dibutuhkan.
Letakan produk fashion dalam rak dan berilah label pada setiap rak sesuai dengan jenis produk yang ada. Sediakan juga rak khusus untuk barang yang sering terjual dan pindahkan ke tempat yang mudah diakses agar memudahkan pengambilan barang.
Pada saat proses pemberian label, Anda bisa menggunakan label dengan warna yang berbeda. Sehingga saat melakukan pengelolaan tidak perlu melihat secara detail tentang deskripsi barang, Anda hanya perlu memisahkan stok barang berdasarkan warnanya saja.
Buat Data Stok Seakurat Mungkin
Buatlah daftar dan jumlah stok barang secara akurat, mulai dari input stok masuk dan keluar. Karena dengan data tersebut, Anda dapat mengontrol aktivitas inventaris, mengetahui jumlah stok dari periode sebelumnya, lalu menentukan target pemasaran serta ramalan (forecast) penjualan pada periode saat ini.
Data tersebut juga bisa Anda gunakan untuk menganalisis produk mana yang sering terjual dan mana yang sudah mulai menumpuk di gudang karena tidak laku. Sehingga Anda dapat melakukan tindakan tepat dan sesuai dengan keadaan stok barang yang ada.
Proses mencatat atau membuat data stok bisa dilakukan dengan cara tradisional melalui pembukuan berbentuk form atau secara digital dengan menggunakan aplikasi.
Cek Produk yang Masuk Sebelum disimpan
Melakukan pengecekan barang yang masuk sebelum disimpan ke rak, juga penting untuk dilakukan. Proses pengecekannya sendiri bisa dilakukan sebelum pemberian kode, agar Anda bisa mengetahui ada atau tidaknya barang yang dicatat dalam surat jalan atau invoice.
Proses ini juga bisa mempermudah Anda untuk mengetahui barang mana yang mengalami kecacatan, salah produksi, dan kesalahan lainnya sebelum memutuskan untuk menyimpannya. Khusus untuk produk cacat, Anda bisa memisahkannya langsung dan jangan lupa untuk memberikan tanda atau keterangan cacat.
Memberikan Kode pada Setiap Barang
Langkah selanjutnya adalah memberikan atau mencatumkan kode pada setiap barang yang ada. Apalagi jika Anda menjual berbagai jenis produk fashion dengan banyak warna, motif ataupun model. Kode yang tertera pada setiap barang, akan sangat membantu ketika melakukan penjualan barang.
Anda bisa memberikan kode berdasarkan warna untuk membedakan setiap jenis produk. Misalnya warna kode yang diberikan adalah Hijau = HJ, Putih = PT, Merah = MR, dan sebagainya.
Sehingga pada saat ada pelanggan yang membeli baju dengan kode HJ berwarna hijau, maka sebagai penjual, Anda akan secara langsung paham dengan apa yang ditanyakan dan dipesan oleh pelanggan. Jika produk tidak disertai kode, bisa jadi menghambat proses transaksi jual beli dan dapat mengurangi citra usaha Anda di mata pelanggan.
Selain itu, pemberian kode pada setiap barang juga akan mempermudah dan membantu Anda pada saat menata barang di gudang. Sehingga pengelolaan gudang pun menjadi lebih efesien dan efektif.
Pisahkan Stok Baru dan Stok Lama
Antara barang yang baru dan lama usahakan disimpan di tempat atau rak terpisah. Sehingga akan mempermudah Anda pada saat perhitungan jumlah stok lama yang terjual dan belum terjual.
Proses ini juga akan mengurangi resiko penumpukan barang yang tidak laku dan membuat usaha Anda mengalami kerugian. Anda bisa dengan mudah mendeteksi hal tersebut, dan bisa sesegera mungkin menentukan dan menerapkan strategi tepat sehingga produk tersebut bisa laku dipasaran.
Lakukan Kontrol Barang yang Telah Terjual
Langkah terakhir adalah melakukan kontrol terhadap barang yang sudah terjual dengan membuat catatan pengeluaran yang baik dan benar. Sehingga tidak terjadi selisih stok barang, baik yang ada di gudang dengan yang ada di dalam catatan buku penjualan.
Baca Juga : Panduan Buat Laporan Keuangan Sederhana Untuk UKM
Sejumlah langkah diatas juga bisa Anda terapkan dengan mudah untuk mengelola persedian stok barang di gudang. Karena gudang berkaitan langsung dengan penjualan, manajemen gudang sangat penting untuk kelangsungan bisnis Anda.
Di mana, saat stok persediaan barang di gudang tidak sesuai dengan penjualan, maka akan berdampak pada kerugian, baik itu karena penjualan gagal ataupun persediaan yang tersedia di gudang terlalu banyak.
