Cara Mengikuti Pengadaan Online? Apakah UKM Bisa Juga Melakukan Pengadaan Online? Baca Ini

Sebelum ada kebijakan tentang cara pengadaan online dulunya pengadaan barang dan jasa pemerintah masih menggunakan cara yang konvensional. Yakni dengan mempertemukan pihak-pihak yang terkait dengan penyedia barang/jasa. Proses pertemuan langsung tersebut ternyata memiliki kelemahan berkembangnya praktik Korupsi, Kolusi dan Nepotisme.

Selain itu, waktu yang diperlukan sangat lama dan dinilai hanya membuang-buang waktu saja. Sehingga dibuatlah sistem yang baru yaitu dengan sistem pengadaan pemerintah melalui online. Ternyata sistem pengadaan online memang lebih efektif dibandingkan dengan cara manual. Tentunya  pengadaan pemerintah melalui online menjadi lebih efektif dan efisien dan menjadi salah satu bagian yang penting dalam perbaikan pengelolaan keuangan negara.

Latar belakang diberlakukannya pengadaan secara online lainnya adalah agenda pemerintah yang ingin meningkatkan jenis, jumlah, dan kualitas Katalog Elektronik dengan penyedia Online Shop.

Selain itu, Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institut bisa dengan mudah melakukan pemesanan Barang dengan proses yang sederhana, cepat dan aman melalui mekanisme belanja online.

Siapa yang Boleh Melakukan Pengadaan Barang dan Jasa?

LKKP adalah satu-satunya lembaga yang mempunyai tugas untuk melaksanakan pengembangan dan perumusan kebijakan pengadaan barang atau jasa pemerintah. Dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya LKPP dikoordinasikan oleh Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional.

Pengadaan Online Harus Sesuai dengan Peraturan Perundang-Undangan

Salah satu perwujudannya dengan melakukan pelaksanaan proses pengadaan barang dan jasa dengan menggunakan teknologi informasi  dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Baca juga : Online shop Internasional Terpercaya

Peraturan yang mengatur mengenai kebijakan pemerintah dalam rangka penyelenggara pengadaan barang atau jasa secara elektronik di atur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2015. Peraturan ini perubahan ke empat atas Peraturan Presiden nomor 54 Tahun 2010 tentang pengadaan barang. Selain itu, diatur juga dalam ketentuan dalam pasal 131 ayat (1) bahwa pada tahun 2012 K/L/D/I wajib melaksanakan pengadaan barang atau jasa secara elektronik untuk sebagian atau seluruh paket-paket pekerjaan.

Dalam Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 juga mengatur mengenai Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) sebagai unit Kerja K/L/D/I. Untuk menyelenggarakan sistem pelayanan pengadaan barang atau jasa secara elektronik wajib memenuhi ketentuan sebagaimana yang ditentukan dalam Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) dibuat untuk mewujudkan harapan pelaksanaan pengadaan barang atau jasa pemerintah secara elektronik.

Cara Mengikuti Pengadaan Online

Untuk mendukung pengadaan online maka LKPP dan penyedia online shop menyusun syarat dan ketentuan, serta pembelian barang secara online untuk memberikan panduan bagi penyedia online shop dan satuan kerja Kementerian/Lembaga. Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi dalam melakukan transaksi pengadaan online atau e-Purchasing.

Tentunya dalam pengadaan online ada bagian-bagian sendiri, seperti pihak penyedia barang disebut dengan penyedia online shop. Sementara pihak pembeli adalah satuan kerja pada kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi yang melakukan transaksi pembelian atas barang yang ditawarkan oleh Penyedia barang melalui e-Purchasing.

e-Purchasing merupakan tata cara pembelian barang atau jasa melalui sistem katalog elektronik. Sementara katalog elektronik merupakan sistem informasi elektronik yang memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis dan harga barang tertentu dari berbagai penyedia barang atau jasa pemerintah.

Pejabat pengadaan yang disebut dengan PP adalah personil yang ditunjuk untuk melaksanakan pengadaan langsung, penunjukkan langsung dan e-Purchasing. Pejabat pembuat komitmen disebut dengan PPK adalah pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/ jasa.

Tata Cara Pembelian Barang

Pemesanan barang boleh dilakukan oleh PP atau pejabat yang ditetapkan oleh pimpinan Instansi atau institusi yang membuat paket pembelian barang melalui aplikasi e-Purchasing. Berdasarkan informasi spesifikasi teknis barang dan harga perkiraan sendiri yang diberikan oleh PPK dan data barang yang terdapat pada sistem katalog elektronik sebagaimana tercantum pada portal pengadaan nasional.

PP atau pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan Instansi atau Institusi mengirimkan permintaan pembelian barang kepada penyedia barang yang terdaftar pada sistem Katalog Elektronik melalui aplikasi e-Purchasing.

Penyedia barang memberikan persetujuan atas permintaan pembelian barang melalui aplikasi e-Purchasing. PPK atau Pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan Instansi atau institusi mengirimkan surat pesanan pembelian barang yang telah disetujui oleh PPK atau Pejabat yang ditetapkan oleh pimpinan Instansi/ Institusi kepada penyedia Barang pada sistem Katalog Elektronik melalui aplikasi e-Purchasing.

PPK atau Pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan Instansi atau Institusi membuat paket pembelian barang melalui aplikasi e-Purchasing, berdasarkan data barang yang terdapat pada sistem Katalog Elektronik sebagaimana tercantum pada portal pengadaan nasional.

PPK atau Pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan Instansi atau Institusi mengirimkan permintaan pembelian barang kepada penyedia barang yang terdaftar pada sistem katalog elektronik sebagaimana tercantum pada portal pengadaan nasional.

PPK atau Pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan Instansi atau Institusi mengirimkan surat pesanan pembelian Barang kepada Penyedia Barang pada sistem Katalog Elektronik melalui aplikasi e-Purchasing.

Tentunya barang yang dipesan tak bisa langsung disediakan oleh penyedia harus melalui ketentuan yaitu untuk area Jabodetabek dilakukan selambat-lambatnya lima hari kerja sejak tanggal Transaksi melalui e-Purchasing, dan untuk area di luar Jabodetabek sama dilakukan selambat-lambatnya tujuh hari kerja sejak tanggal transaksi melalui e-Purchasing. Atau sudah diatur dalam surat perjanjian kerja.

Perjanjian Pembelian Barang

PPK atau pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan Instansi atau Institusi menyusun surat perjanjian pembelian barang. Kemudian mengunggah softcopy surat perjanjian pembelian barang, serta mengunggah softcopy surat perjanjian pembelian barang yang telah ditandatangani oleh PPK atau pejabat yang ditetapkan oleh pimpinan atau instansi/institusi dan penyedia barang ke dalam aplikasi e-Purchasing.

Tata Cara Pengiriman dan Penerimaan Barang

Penyedia barang mengirimkan barang sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati dalam kontrak payung sejak tanggal transaksi melalui e-Purchasing, kecuali diatur lebih lanjut dalam surat perjanjian kerja.

Penyedia Barang memberitahukan status pengiriman barang kepada PPK atau Pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan Instansi atau Institusi melalui aplikasi e-Purchasing. PPHP menerima dan melakukan pemeriksaan barang yang dikirimkan oleh Penyedia barang berdasarkan surat pesanan pembelian barang, selambat-lambatnya lima hari kerja sejak barang diterima oleh pihak pembeli kecuali diatur lebih lanjut dalam surat perjanjian kerja.

Peluang Pengadaan Untuk UKM

Meski baru pelaku Usaha Mikro Kecil Menengah, namun bukan berarti tidak memiliki peluang pengadaan Untuk UKM. Karena kini UKM pun diizinkan dalam pengadaan barang seperti perusahaan besar. Salah satu caranya lewat pusat grosir online yang bernama Bizzy. Sebuah layanan untuk UKM dan koperasi.

Bizzy merupakan e-katalog untuk perusahaan baik itu koperasi maupun UKM agar bisa memiliki sistem pengadaan barang dan jasa lebih terbuka. Produk ini bisa menjadi sebuah bentuk perubahan dalam sistem procurement perusahaan di Indonesia dari tradisional menjadi strategis dengan memanfaatkan teknologi.

Bizzy select ini selain bisa mempercepat proses pengadaan agar produktivitas lebih tinggi juga bisa memberikan jaminan transparansi dan keterbukaan dalam perusahaan. Bizzy juga bisa memberikan sistem alur persetujuan bertingkat untuk memberi kepastian bahwa keamanan pembelian dan kontrol anggaran yang telah dialokasikan ke setiap departemen, divisi atau cabang.

Misalnya saja pembelian oleh departemen pengadaan akan diproses apabila telah mendapatkan persetujuan dari kepala departemen pengadaan dan departemen keuangan. Bizzy juga memiliki fitur intelijen bisnis dalam bentuk dashbor yang bisa membuat eksekutif maupun departemen pengadaan bisa mendapatkan analisa komprehensif penggunaan anggaran dan bagaimana anggaran tersebut dibelanjakan.

Dengan dasbor ini menjadikan navigasi utama perusahaan untuk mendapatkan penghematan dan mentransformasikan karyawan departemen pengadaan menjadi mitra bisnis yang strategis di dalam perusahaan.

Vendor Directory

Vendor Directory adalah situs directory penyedia seluruh Indonesia yang dikelola dan dikembangkan oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang Jasa Pemerintah (LKPP) khususnya Direktorat Pengembangan Iklim Usaha dan Kerja sama Internasional.

Situs directory ini juga dikembangkan menjadi sebuah media untuk mempromosikan penyedia-penyedia dari seluruh Indonesi. Sehingga situs ini diharapkan mampu memudahkan K/L/D/I seluruh Indonesia untuk mengetahui penyedia di seluruh Indonesia dengan berbagai macam klasifikasi bisnis.

Vendor directory ditargetkan memiliki jutaan database dengan ribuan klasifikasi bisnis yang selalu diperbarui secara berkala. Selain itu, juga dilengkapi dengan fitur-fitur modern seperti peta lokasi untuk memudahkan dalam melakukan pencarian dan fitur timeline updates yang bisa digunakan untuk mengetahui perkembangan apa saja yang dilakukan oleh vendor di Indonesia. Khususnya yang mengenai informasi perusahaan serta fitur video di halaman depan yang digunakan untuk mempromosikan profil perusahaan tersebut.

Tersebarnya jumlah penyedia di Indonesia dan K/L/D/I menjadikan LKPP untuk berkomitmen dalam menjaga pengadaan yang kredibel sehingga vendor directory diharapkan akan menjadi perubahan pencarian informasi mengenai penyedia khususnya dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah.

Bagaimana Syarat Menggunakan Vendor Directory?

Ketentuan UMUM

• Vendor Directory yang biasanya disingkat VD merupakan situs berbasis website yang dikembangkan oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah (LKPP) khususnya Direktorat Pengembangan Iklim Usaha dan Kerja sama Internasional yang dibentuk untuk memudahkan K/L/D/I dalam pencarian vendor yang ada di Indonesia.
• Aplikasi VD adalah aplikasi perangkat lunak Vendor Directory berbasis web yang terpasang di server LKPP yang dapat diakses melalui website LKPP.
• Pengguna VD adalah perseorangan/ badan usaha yang memiliki hak akses kepada aplikasi VD, umum, baik K/L/D/I atau khalayak umum juga dapat mengakses bagian front end dari aplikasi ini.
• User ID adalah nama atau pengenal unik sebagai identitas diri dari pengguna yang digunakan untuk beroperasi di dalam aplikasi VD.
• User Id adalah nama atau pengenal unik sebagai identitas diri dari pengguna yang digunakan untuk beroperasi di dalam aplikasi VD.
• User Id dan password yang masih aktif dapat digunakan oleh pengguna untuk mengubah informasi tentang perusahaannya dan mempromosikan bisnis usahanya di aplikasi Vendor Directory.
• Pengguna bisa mengganti password sesuai dengan keinginannya dan menjaganya agar selalu bersifat rahasia.
• Dengan menjadi pengguna VD maka pengguna dianggap telah memahami atau mengerti dan menyetujui semua isi di dalam persyaratan dan ketentuan penggunaan aplikasi vendor directory.

Keanggotaan Pengguna Vendor Directory

1. Registrasi Pengguna

• Penyedia Barang/jasa melakukan pendaftaran secara online pada website VD dan selanjutnya mengikuti proses verifikasi dokumen pendukung yang disyaratkan oleh VD.
• Dengan membuat dan/atau mendaftar sebagai anggota VD telah memberikan persetujuannya pada Pakta Integritas.

 2. Kewajiban Pengguna

• Memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan dan kebijakan yang berlaku dalam pengadaan barang atau jasa pemerintah.
• Masing-masing perusahaan atau perorangan hanya diperkenankan memiliki satu user ID dan password pada VD.
• Setiap pengguna bertanggung jawab melindungi kerahasiaan hak akses dan aktivitas lainnya pada VD.
• Setiap penyalahgunaan hak akses oleh pihak lain menjadi tanggung jawab pemilik user ID dan password.
• Perusahaan maupun perorangan yang terdaftar dalam aplikasi VD wajib memutakhirkan data kualifikasi (jika terjadi perubahan seperti alamat, status kepemilikan, kontak personal, klasifikasi bidang usaha, jenis barang/jasa yang disediakan dan data atau informasi lain yang dianggap perlu dalam VD).
• Menjaga Kerahasiaan dan mencegah penyalahgunaan data dan informasi yang tidak diperuntukkan bagi khalayak umum.
• Perusahaan maupun perorangan yang terdaftar dalam aplikasi VD bertanggung jawab terhadap setiap kekeliruan dan atau kelalaian atas penggunaan data kualifikasi yang tidak mutakhir (update) yang tidak menjadi tanggung jawab VD maupun LKPP.

3. Ketentuan Pengguna

• Pengguna setuju bahwa kegiatan ataupun fitur-fitur yang dilakukan melalui VD tidak boleh melanggar peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia.
• Pengguna wajib tunduk dan taat pada semua peraturan yang berlaku di Indonesia yang berhubungan dengan penggunaan jaringan dan komunikasi data baik di wilayah Indonesia maupun dari dan keluar wilayah Indonesia melalui website Vendor Directory,
• Pengguna bertanggung jawab penuh atas isi informasi perusahaan atau perorangan yang dilakukan dengan menggunakan aplikasi vendor directory.

Pengguna setuju bahwa usaha untuk memanipulasi data, mengacaukan sistem elektronika dan jaringannya adalah tindakan melanggar hukum.

4. Pembatalan Keanggotaan Pengguna

• Pengelola aplikasi VD berhak menunda atau menghalangi sementara atau membatalkan hak akses pengguna apabila ditemukan adanya informasi/transaksi/aktivitas lain yang tidak dibenarkan sesuai ketentuan yang berlaku.
• Pengguna mengundurkan diri dengan cara mengirimkan surat permohonan dan disampaikan kepada Pengelola Aplikasi VD Yang Dapat Dikirimkan Melalui Sarana Elektronik (Email).

Tanggung Jawab dan Akibat

• LKPP dan afliasinya tidak bertanggung jawab atas semua akibat karena keterlambatan/kesalahan/kerusakan penerimaan data informasi yang terjadi dalam aplikasi vendor directory yang dilakukan pengguna dan pihak lain.
• LKPP dan affliasinya tidak bertanggung jawab atas semua akibat adanya gangguan infrastruktur yang berakibat pada terganggunya proses penggunaan VD.
• LKPP dan affliasinya tidak bertanggung jawab atas segala akibat penyalahgunaan yang dilakukan.
• LKPP dan affliasinya dapat membantu pengguna VD terkait dengan penyelesaian kesalahan pengguna atau penyelesaian keterbatasan fasilitas aplikasi namun tidak bertanggungjawab atas hasil yang diakibatkan oleh tindakannya,
• Perusahaan maupun perorangan yang terdaftar dalam aplikasi VD bertanggung jawab atas segala risiko dan tidak terbatas pada tidak dapat dilanjutkannya proses pengadaan barang atau jasa apabila dalam penggunaan VD tidak mengindahkan ketentuan ini.

Perselisihan

Perselisihan yang terjadi antara perusahaan maupun perorangan yang terdaftar dalam aplikasi VD dan LKPP dan atau affliasinya serta pengelola Vendor Directory diselesaikan melalui musyawarah mufakat. Apabila musyawarah tidak dapat mencapai mufakat, pengguna LKPPP sepakat untuk membawa kasus tersebut ke pengadilan yang berada di wilayah Indonesia.

Hak Cipta

• Perusahaan maupun perorangan yang terdaftar dalam aplikasi VD atau pihak lain dilarang mengutip atau copy atau seluruh izin yang terdapat di dalam LKPP. Pelanggaran akan dituntut dan digugat berdasarkan peraturan hukum pidana dan perdata yang berlaku di Indonesia.
• Perusahaan maupun perorangan yang terdaftar dalam aplikasi VD setuju tidak akan dengan cara apa pun memanfaatkan atau memperbanyak atau berperan dalam penjualan/ menyebarkan setiap isi yang diperoleh VD untuk kepentingan pribadi dan atau komersial.

Perubahan

• LKPP dan affliasinya berhak atau dapat menambah, mengurangi memperbaiki aturan dan ketentuan VD ini setiap saat dengan atau tanpa pemberitahuan sebelumnya.
• LKPP dan affliasinya berhak atau dapat menambah, mengurangi memperbaiki aturan yang disediakan aplikasi setiap saat dengan atau tanpa pemberitahuan sebelumnya.
• Pengguna wajib taat kepada aturan dan ketentuan yang telah ditambah, dikurangi diperbaiki tersebut. Apabila pengguna tidak setuju bisa mengajukan keberatan dan mengundurkan diri dari keikutsertaannya sebagai pengguna VD.

sumber : LKPP.go.id