Mengenal Sistem ERP dan Kegunaan Untuk Bisnis UMKM

Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah sistem yang menjadi kunci agar bisnis bisa lebih berkembang. Mengembangkan bisnis adalah impian semua pengusaha. Tentunya, siapa yang tidak mau bisnis yang dirintisnya dari nol, bertransformasi menjadi bisnis yang profitnya menghasilkan lebih dari puluhan bahkan ratusan juta.

Namun pada saat proses pengembangan bisnis ini, ada yang sering kali dilupakan oleh para pengusaha, yaitu menggunakan sistem operasi bisnis, pengelolaan, serta control bisnis yang dapat memastikan oprasional bisnis berjalan lancar. Dengan begitu maka tidak heran usaha yang dikembangkannya malah gulung tikar secara tiba-tiba.

Untuk itu, diperlukanlah sistem ERP (Enterprise Resource Planning). Apa itu ERP? Menurut ahli ERP adalah sebuah framework transasksi enterprise yang menghubungkan proses pemesanan barang manajemen inventaris dan control, perencanaan distribusi dan produksi, serta keuangan. ERP bekerja sebagai kekuatan lintas fungsional perusahaan yang mengintegrasikan dan mengaotomatisasi berbagai proses bisnis internal dan sistem informasi termasuk manufacturing, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia dari sebuah perusahaan.

Jadi secara umum, ERP adalah sebuah sistem informasi yang diperuntukan bagi perusahaan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomatisasikan proses bisnis yang berhubungan dengan oprasional, produksi hingga distribusi.

Software ERP yang diaplikasikan ke dalam sebuah perusahaan memiliki tujuan untuk:

– Otomatisasi dan integrasi segala proses bisnis,

– Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise,

– Menghasilkan informasi yang real-time, dan

– Memungkinkan perpaduan proses transasksi dan kegiatan perencanaan.

Namun selama ini, ERP ini identik digunakan oleh perusahaan dalam skala menengah-besar. Alasannya karena selain dapat memenuhi volume permintaan mereka, juga harga paketnya dibandrol lebih mahal maka dari itu hanya bisa dijangkau oleh korporasi sekala besar.

Bagaimana dengan UMKM? Apakah usaha mikro, kecil dan menengah perlu menggunakan sistem otomatisasi ini?

Demi alasan mempermudah pengolaan bisnis, tentu saja sistem ini diperlukan oleh UMKM. Untuk itu, kini mulai hadir vendor yang membuat serta menyediakan ERP dengan skala yang lebih kecil sengaja ditujukan untuk para UMKM.

Seperti misalnya Konektifa, yang merupakan sistem ERP sederhana untuk mempermudah oprasional UMKM, seperti pendataan stok, pembelian, penjualan, cek tagihan dan laporan.

Adanya aplikasi ERP yang diterapkan pada UMKM ini tentunya akan membuat perkembangan dan kemajuan pada usaha yang mereka jalani. Selain karena ERP dapat memudahkan dalam mengotrol semua kegiatan bisnis yang ada, aplikasi itu juga bisa memperkecil kesalahan input data yang sering terjadi saat menerapkan pendataan secara manual. Secara terperinci manfaat yang didapatkan UMKM menggunakan aplikasi dengan pemberian layanan sistem ERP ini, antara lain:

Memudahkan melihat laporan penjualan dan stok

Setiap aplikasi atau layanan yang mengadirkan sistem ERP memberikan kemudahan bagi pelaku usaha baik mikro atau kecil menengah untuk membuat serta mengontrol laporan penjualan dan stok barang secara real-time. Dengan fitur iventori ini barang keluar dan masuk bisa lebih terpantau dan terkelola.

Memudahkan penambahan item barang yang dijual

Bila dahulu dengan cara manual kita harus membuat laporan penambahan item secara terpisah, dengan aplikasi ERP ini pengusaha bisa mengisi laporan penambahan barang yang dijual hanya dengan 1 aplikasi dengan 1 akun.

Data transaksi yang lebih tersusun

Dari pemesanan hingga penerimaan barang, status transasksi lengkap terekam rinci dan aktual dalam satu platform ERP. Tidak hanya itu, cetak dokumen transasksi untuk mitra bisa dilakukan dengan cepat karena aplikasi-aplikasi ini sudah dilengkapi dengan fitur Cetak faktur dan laporan penerimaan barang.

Meminimalkan manual report sehingga laporan lebih aktual dan valid

ERP juga meminimalisir kesalahan-kesalahan yang terjadi akibat dari sistem yang masih manual. Sehingga dapat meningkatkan efesiensi kegiatan bisnis yang terjadi dalam UMKM tersebut dan akan meningkatkan keuntungan mereka.

Pemilik usaha bisa melihat laporan secara online bahkan memantau cukup lewat ponsel

Aplikasi yang memberikan layanan ERP ini didesain agar bisa diakses secara real-time oleh pengguna dengan koneksi internet. Sehingga ini akan membantu pelaku usaha memperoleh informasi bisnisnya dari manapun mereka berada dan pada saat kapanpun.

Implementasinya tidak perlu waktu lama

Karena telah terintegrasi dengan beberapa fitur lainnya dalam hal oprasional bisnis, implementasi sistem ERP tidak memerlukan waktu yang lama. Data secara otomatis terupdate jika pengguna memasukan data ke dalam platform ERP ini. Misalnya seperti proses implementasi ERP Bonastoco.

Platfom akuntansi ini dilakukan dalam dua tahap, yaitu pada Maret-Juni, terlebih dulu implementasi untuk bagian front end, yakni kasir atau point of sales (POS). Selanjutnya, pada Juli mulai implementasi di back office, mencakup modul pembelian, penjualan, AR/AP hingga inventori. Semuanya terintegrasi masuk ke pembukuan di modul GL secara otomatis (automatic journal). Jadi, pada saat terjadi transaksi penjualan di POS, datanya bisa langsung masuk ke GL dan selanjutnya ke laporan keuangan.

Dari keenam keuntungan ini bisa diperoleh pelaku UMKM dalam pada software ERP. Lalu apa saja aplikasi ERP yang cocok untuk UMKM?

Konektifa

Konektifa adalah aplikasi inventori yang ditujukan bagi UKM untuk memudahkan oprasional bisnis. terutama pendataan stok, pembelian, penjualan, cetak tagihan, pembuatan laporan hingga membantu pelaku usaha dalam mencari mitra usaha. Aplikasi ini dikembangkan oleh perusahaan Qasico Teknologi Indonesia dan sempat mengikuti program Mandiri Digital Incubator selama 6 bulan sebelum resmi di luncurkan di tahun ini.

Dengan platform ini pengguna dapat memungkinkan memonitor administrasi usahanya mulai dari rekap kegiatan bisnis dalam satu laporan, catatan transaksi penjualan dan pembelian, data konsumen dan penyuplai, melakukan trensaksi dengan mitra bisnis yang telah terkoneksi dan masih banyak lainnya.

Menariknya dari Konektifa, mereka juga menyediakan member Konektifa Ekslusif, merupakan akses kemitraan yang diberikan kepada calon pengusaha tanpa modal. Dengan bergabung menjadi member konektifa ekslusif, mereka bisa menjajakan produk langsung dari pihak penyuplai yang sebelumnya sudah terdaftar dalam platform konektifa. Jadi tidak hanya menyediakan platform oprasional untuk bisnis, mereka juga menyediakan kesempatan bagi pengusaha untuk mencari mitra bisnis.

Calon pengusaha bisa menjual lebih dari satu produk, dengan channel marketing apapun dari online hingga offline dengan harga jual yang jauh lebih kompetitif. Dari layanan ini, mereka berharap kedua belah pihak bisa sama-sama diuntungkan. Penyuplai dapat mendongkrak omzet penjualan mereka, dan pengusaha bisa mendorong perekonomian mereka bahkan daerahnya.

Konektifa saat ini baru bisa diakses melalui desktop, sementara untuk aplikasi mobilenya timnya akan mengusahakan agar bisa dirilis di tahun ini.

SAP Business One

SAP adalah perusahaan prangkat lunak Jerman yang juga memiliki kantor pusat di Indonesia. Perusahaan ini pada Juli 2016 lalu, memperkenalkan layanan ERP barunya yang mereka beri nama SAP Business One. Paket ERP ini memberikan solusi sistem perencanaan sumber daya perusahaan untuk mengembangkan bisnis UMKM. SAP pada sistusnya mengklaim bahwa layanan ERP yang disediakan ditawarkan dengan harga yang terjangkau dan terukur, selain itu diperlengkap dengan interface yang baik serta mudah digunakan, sistem yang telah terintegrasi dan memberikan wawasan real time.

Sejak pertama kali diperkenalkan hingga saat ini, SAP Business One telah dipercaya oleh lebih dari 50.000 perusahaan di 150 negara. Beberapa perusahaan besar yang sudah menjadi klien mereka adalah PT Asia Citra Pratama, marketplace online Tokopedia, Cap Lang, Planet Surf, dan lain sebagainya.

Ppada perusahaan-perusahaan tersebut mereka dipercaya sebagai platform untuk mengintegrasikan data dari seluruh kantor cabang perusahaan, membuat laporan transaksi online mereka, mengelola persedian monitoring & dukungan penjualan, mengurangi kemungkinan duplikasi data dan perhitungan manual penjualan, dan lain sebaginya.

Tidak hanya perusahaan, SAP Business One menawarkan cara terjangkau bagi usaha kecil dan yang sedang berkembang untuk mengelola setiap aspek operasi mereka. Namun sayangnya mitos tentang UKM tidak memerlukan perangkat lunak ERP karena biaya investasinya yang terlalu mahal, ini mengakibatkan sedikit pelaku usaha yang mengambilnya. Nyatanya, perisapan mengembangkan bisnis ini harusnya dilakukan sejak dini. Dan di sinilah SAP berdiri sebagai penasihat terpercaya untuk lebih dari 203.500 perusahaan yang baru bermunculan di dunia.

FORCA ERP

Perusahaan Sinergi Informatika Semen Indonesia (SISI) ikut meramaikan pasar bisnis IT solution dengan memperkenalkan aplikasi ERP yang diberinama FORCA ERP. Perangkat lunak yang baru diluncurkan pada tahun lalu ini mengklaim bahwa mereka dapat menjadi solusi perencanaan sumber daya perusahaan yang menyasar pasar kecil menengah.

Berdirinya aplikasi ini melihat peluang pasar dalam sistem ERP sangatlah berprospek karena kebanyakan perusahaan menengah belum mengaplikasikan sistem tersebut. Selain itu, dengan iming-iming harga yang terjangkau dan modul yang komperhensif FORCA ERP yakin bahwa produk mereka tidak akan kalah dengan kompetitornya.

FORCA ERP mencakup sejumlah modul yang mendukung efesiensi laju roda perusahaan, seperti Private Cloud, Suplay Chain, dan penyediaan berbagai macam bisnis yang mengadopsi tren teknologi masa kini.

Tahun ini tercatat sudah lebih dari 50 perusahaan mempercayai aplikasi milik mereka dan ke depannya 3-4 tahun yang akan dating mereka menargetkan bisa memperoleh profit 1 triliun.

Acumatica

Perusahaan yang bermarkas di Washington DC, Amerika ini memberikan solusi lengkap softaware ERP berbasikan cloud untuk pelaku usaha kecil dan menengah di Indonesia. Berbagai fitur dan keunggulan ditawarkan pada softwarenya, di antaranya memberikan anda kelelusaan dalam mengotrol oprasional bisnis, seperti financial management, distribution, customer management, manufacturing, project accounting, dan lainnya.

Terkait dengan IoT, Acumatica mengklaim bahwa softwarenya didesain untuk mendukung tren Internet of Things di Indonesia, terkait dengan baiknya kualitas jaringan serta tren yang ada sekarang. Hal ini dibuktikan dengan memberikan kemudahan bagi para pengguna untuk mengakses software mereka secara lintas platform yakni, peramban desktop, Android apps serta iOS apps.

Mengenai keamanan, Acumatica juga mengklaim memberikan akses yang aman bagi para pengguna dengan mengganti VPN pada browser mereka. Sementara untuk penyimpanan, meski belum menyediakan sebuah software khusus bagi para penggunanya, namun Acumatica dapat terintegrasi dengan berbagai layanan cloud seperti private cloud, public cloud ataupun hybrid cloud.

Hingga saat ini, Acumatica sudah dipercaya oleh banyak perusahaan besar seperti KFC, Pizza Hut, Samsung, Singa and Leo Beers, TH True Milk dan masih banyak bisnis lainnya di sektor usaha kecil menengah. Langkah Acumatica menyasar segmen kecil ini karena melihat perkembangan sektor bisnisnya yang sedang tumbuh pesat, sehingga mereka membutuhkan sikusi bisnis dan manajemen bertaraf dunia yang mudah diimplementasikan agar bisnisnya lebih berkembang. Untuk itu lah, pihak Acumatica sangat yakin mereka dapat menjadi solusi terbaik bagi UKM dengan fitur dan keunggulan yang dimiliki.

Zahir

Zahir international sendiri sudah ada sejak 21 tahun silam dengan produk termutakhirnya Zahir Accounting versi 1.0, yaitu sebuah aplikasi keunagan yang digunakan oleh lebih dari puluhan ribu perusahaan di dunia. Semakin matangnya usia, Zahir Internasional terus berkembang, dan pada tahun 214 lalu mereka memperkenalkan meluncurkan produk terbaru, yakni Zahir Accounting versi 6.0. Zahir Enterprise ini, melengkapi layanan produk Zahir Accounting yang sudah ada sebelumnya, yang paketnya ditawarkan dengan harga mulai dari Rp 2 Juta hingga Rp 25 juta.

Software ini layaknya software ERP Indonesia dengan sistem aplikasi keuangan yang berintegrasi dengan teknologi online dan realtime antarlokasi (pusat dan cabang). Di mana dengan bantuan aplikasi ini pengusaha dapat mengintegrasikan fungsi marketing, produksi, logistik, keuangan dan akuntansi serta fungsi lainnya. Itu artinya modul yang terdiri dari perangkat lunak ini, yaitu modul keuangan dan akuntansi, inventori dan warehouse, manajemen pembelian, sales dan distribusi managemen, fixed asset dan produksi.

Pada webistenya Zahir mengklaim beberapa keuntungan yang bisa didapatkan perusahaan jika menggunakan aplikasinya, seperti akses data yang terpusat sehingga tidak perlu lagi sinkronisasi ataupun kosolidasi, bisa diakses dari mana saja dan kapan saja, mudah diakses tanpa melakukan penginstalan di setiap komputer, client berjalan di sistem operasi (OS/Operating Sistem) Windows, pembaruan sistem yang cepat karena hanya update di server tanpa perlu memperbaruhinya di setiap komputer. Selain itu, tampilan interfacenya yang dibuat lebih simple juga memudahkan pengguna dalam mengoperasikannya.

SHARE
Content writer Goukm.id yang suka ngobrol soal kucing, film, musik, novel teenlit, dan komik. Kontak saya di sucirahmadh@gmail.com atau ig @sucirhmdhanii.

LEAVE A REPLY